BELEDİYE İŞ SÜREÇLERİNDE YAPAY ZEKA ÇÖZÜMLERİ

Taner ERASLAN    Mustafa KILIÇ

Müfettiş                Harita Mühendisi

Daha önce yayımlanan dergi; Türkiye Belediyeler Birliği, İller ve Belediyeler Dergisi, Ekim- Kasım-Aralık 2023, Sayı: 906-907-908

“Yapay zekâ oluşturmadaki başarı, insanlık tarihindeki en büyük olay olacaktır. Ne yazık ki, risklerden nasıl kaçınacağımızı öğrenmedikçe, sonuncusu da olabilir.”

Stephen Hawking, Teorik Fizikçi

Özet

Belediye hizmetlerinin beklentileri karşılaması, belediye yöneticilerinin hızlı, doğru ve yerinde karar almasına bağlıdır. Yöneticilerin kararları da kurumun risk ve süreç yönetiminden etkilenmektedir. Bunun birlikte, belediyelere ilişkin birçok hukuk normunun, yönetici tarafından bilinmesi, doğru ve zamanında uygulanması da karar süreçlerini doğrudan etkilemektedir.

Ancak hukuk normları, uyulması zorunlu kuralları veya yöneticilerin takdir yetkisinde olan alanları belirlemekteyse de süreçlere, yazışmalara veya standart formlara ilişkin yeterli düzeyde bilgi veya içerik vermemektedir. Bu durum, evrak ve iş akışının, aynı idare içinde bile farklılık göstermesi veya yöneticilerin geç karar alması gibi riskleri de beraberinde getirmektedir.

İnsan beynini taklit etme kabiliyeti olarak tanımlanan yapay zeka, karar verme süreçlerinin temeli olan veri analizleri, öngörüleri ve buna ilişkin algoritmaları kullanarak, yöneticiler için çözüm üretebilmektedir. Dolayısıyla, iş süreçlerinin modellenmesinde, yönetilmesinde ve standardize  edilmesinde önemli araçlar sunma kabiliyeti olan yapay zekanın, belediye yöneticileri için önemi ve uygulamalara yansımasına yönelik somut önerilerin geliştirilmesi, tartışılması gereken bir konu olarak karşımıza çıkmaktadır.

Çalışmamızda, belediyelerdeki iş ve işlem süreçleri değerlendirerek, karar alma süreçlerine olası olumlu etkilerini somutlaştırmak amacıyla, yapay zeka destekli resmi yazışma sistemi önerisi paylaşacak ve yapay zeka uygulamalarının, belediyelerin süreç yönetimine katabileceği değer ve sonuçlara değineceğiz.

1. Giriş

Her geçen gün hayatımızı daha çok etkileyen teknolojik gelişmelerin başında yapay zeka uygulamaları gelmektedir. Makinanın insanı taklit etmesi şeklinde basitçe tanımlanabilen yapay zeka, hayatın her alanında olduğu gibi iş hayatını da oldukça fazla etkilemekte ve hayatın kolaylaştırılmasına, zamandan ve iş gücünden tasarruf ederek katkı sunmaktadır.

Akıllı telefonlardan, akıllı ev aletlerine kadar hayatımızı kolaylaştıran yapay zeka uygulamaları, özellikle belediyeler açısından hangi çözümleri üretebilir? hizmet sunumundan, görevlerin yerine getirilmesine kadar verimlilik, etkinlik ve ekonomiklik açısından hangi iyileştirmeleri sağlayabilir? Teknolojik gelişmelerin baş döndürücü olduğu bir süreçte, buna cevap vermenin oldukça güç olduğunu kabul etmek gerekiyor.

Önemli bir yerel yönetim birimi olan belediyeler, vatandaşa en yakın kamu hizmeti üreten kamu tüzel kişileridir. Dolayısıyla, belediyeler, kullandıkları kamu kaynağını etkin, verimli ve ekonomik kullanmak zorundadır. Bununla birlikte, belediyeler hizmet sunarken, üstlendikleri görevleri yerine getirirken veya yasal faaliyetlerini gerçekleştirirken güncel teknolojik gelişmelerden de en üst düzeyde yararlanmaları gerekmektedir.

Yapay zeka uygulamaları, belediye yöneticilerinin doğru, hızlı ve zamanında karar almalarını sağlayacak işlevsel çözümler yanında, belediyelerin iş süreçlerini de doğrudan ilgilendiren yönetim ve karar destek süreçleri ile bilgi sistemlerini güçlendirebilme yetkinliğine sahiptir.

Kamuda iş süreçleri, hukuk normlarına sıkı sıkıya bağlı olup, kamu personeli, mevzuattan aldığı yetki ile iş ve işlemleri gerçekleştirmektedir. Dolayısıyla, belediyelerin iş süreçleri hukuk kurallarının bilinmesine ve doğru uygulanmasına bağlıdır. Bununla birlikte, yetkin personel sayısının yetersiz olması, uzman veya süreçlere hakim yetişmiş personel eksiklikleri, belediyelerin karar süreçlerini de doğrudan ve olumsuz olarak etkilemektedir.

İşte tam da bu noktada, mevzuat gerekliliklerinin veya zorunluluklarının ya da risklerinin yöneticiye raporlanması, mevzuat içinde alternatif yol haritalarının veya doğru karar almaya yarayacak veri kütüphanelerinin ya da algoritmalarının oluşturulması gibi yönetimsel fonksiyonları, yapay zekanın destekleyebileceği açıktır.

Yapay zeka, doğal olarak taşıdığı birçok risk yanında, organizasyonlara değer katacak nitelikte olmakla birlikte, fayda/maliyet analizleri de yapılarak, kullanım alanlarının belirlenmesi ve sürekli geliştirilmesi, tüm organizasyonları olduğu gibi belediyeleri de bekleyen yönetimsel bir sorumluluk olarak karşımıza çıkmaktadır.

Çalışmamızda, yapay zekanın kavramsal çerçevesine değinerek, ülkemizde ve dünyada, bu alandaki gelişmeleri aktarmaya çalışacağız. Bununla birlikte, belediyeler için katma değeri yüksek, somut ve yararlı yapay zeka uygulama önerileri sunularak,  yapay zekayla ilgili yatırımın ve çabaların önemini vurgulamış olacağız.

2. Yapay zekanın tanımlanması ve iş hayatına yansımaları

2.1. Kavramsal çerçeve

Günümüzde bilişim ve teknoloji anıldığında bir hayli geniş olan bu yelpazede akla gelen ilk terim yapay zekadır. Yapay zeka, bilgisayar sistemlerinin insan benzeri bir zekaya sahip olması, insan gibi kararlar verebilmesi, analiz yapabilmesi için tasarlanmış bir teknolojidir. Yapay zekâ insanın bedenini meydana getiren sinir sistemi, kaslar ve zihin vasıtasıyla hissetme, öğrenme, mantık kurma, eyleme geçme gibi görevleri yerine getirmesinden esinlenen bir bilim, teknoloji ve mühendislik alanıdır[1].

Başta Allen Newell ve John McCarthy olmak üzere olmak üzere bazı araştırmacılar bugünkü anlayışa göre çok sınırlı olsa da bazı programlar yazmayı başararak robotlara zekâ kazandırmanın yolunu açmayı başarmışlardır.  1956 yılında Dartmouth’ta yapılan bir konferans ile bu gelişmelere “yapay zekâ” adını vererek yeni bir bilimin doğmasına yol açmışlardır.[2]

Bunun yanında, insanların sergilediği doğal zekânın aksine, etkileşimli makineler yahut bilişim sistemleri tarafından gösterilen akıl yürütme, yargılama ve sonuç çıkarma yeteneği, yapay zekâ olarak da adlandırılmaktadır[3].

Yapay zekâ, aslında bir problemin çözümünde izlenecek yol demek olan algoritmadır. Problemin çözümünün adımlar halinde yazılmasıyla oluşmaktadır. Daha insani bir ifade ile yapay zekâ, bir makine veya bilgisayar programının düşünmesi ve öğrenmesidir. İşte bir makine veya bilgisayar programının, verilen bir problemi probleme ait ortamdan edindiği veriye göre modelleyerek ortaya çıkardığı algoritmaların genel adına da makine öğrenmesi (machine learning) denilmektedir. Makine öğrenmesi, makinelerin genellikle doğal dil işleme gibi insan zekâsı ile ilişkilendirilen görevleri yerine getirmek üzere eğitildiği, yapay zekânın kullandığı tekniklerden birisidir[4].

Yapay zeka alanında gelişmeler, insan hayatına katkı sağlaması yanında bazı riskleri de beraberinde getirmektedir. İnsan zekasını taklit eden sistemlerin, kontrolsüz ve bağımsız hareket etmeleri, belirlenmiş amaçları dışına çıkması gibi bizleri bekleyen oldukça önemli riskler de bulunmaktadır:

“Facebook, uzun zamandır, yapay zekâ temelli chatbotlar marifetiyle, insanlarla metin-temelli konuşuyor ve bu uygulamayı özellikle müşteri hizmetleri rollerinde kullanıyor. Facebook, chatbotlarını geliştirmek için insanı aradan çıkararak, kendi programlarını birbiriyle konuşturdu. Ancak işlem sonucunda chatbot diyaloglarının öngörülmeyen bir şekilde farklılaştığı gözlemlendi.

İlk bakışta, yapay zekâlar arası gerçekleşen diyaloglar, saçmalama gibi görünüyordu. Şöyle ki, bir yapay zekâ: “I can can I I everything else” tümcesini kullanırken, diğeri “Balls have zero to me to me to me to me to me to me to me to me to,” gibi sanki tutukluk yapmış plak gibi tekrara düşüyordu. Örneğin, “Toplar sıfır bana bana bana bana bana bana..” gibi. Uzmanlar ilk etapta, uzun ve anlamsız tümceye bakarak, bunun, bir arıza olabileceğini düşündüler. Bununla birlikte, bir mühendis, saçmalık gibi görünen uzun ve tekrara düşen tümcelerin anlamsız olmadığını fark etti.

Aslında, yapay zekâ, sözcükleri, kullanabileceği en etkili biçimde kullanıyordu. Dahası, saçma bir İngilizce gibi görünen diyalog aslında, insanların anlayamayacağı ve botlar tarafından geliştirilen bir dildi. Bunu yaparken, insanlar arası diyalogdaki tüm fazlalıklar ayıklanmış, makinalar arası diyalogda salt fonksiyonel bir dile dönüşmüştü. İşin korkutucu tarafı ise, araştırmacıların hiçbir kontrolünün olmadığı bir dönemde, makinaların, uzun, saçma bir İngilizce gibi görünen özel dilinin insanları yanıltmak için kullanmasıydı.[5]

Yukarıda yer verilen vaka, yapay zekanın iletişim gücünü, becerisini ve bu yöndeki öğrenme kapasitesinin ortaya çıkardığı tehdit ve tehlikeleri ortaya koymaktadır. Ciddi riskler içermesine karşın, insan hayatında vazgeçilmez fırsatlar sunması nedeniyle, günden güne öneminin arttığını da gözlemlemekteyiz.

2.2. Yapay zekanın iş hayatında önemi

Yapay zekaya dayalı bilişim sistemleri, kamu ya da özel tüm işletmeler için oldukça önemli yapısal değişiklikleri de beraberinde getirmektedir. Müşteri hizmetlerinden, personel alımına, denetim hizmetlerinden, performans ölçme ve değerlendirme sistemlerine kadar birçok alanda, yapay zeka uygulamaları ile karşılaşmaktayız.

Bununla birlikte, yapay zekânın yakın gelecekte çalışanlar üzerindeki iş yükünü hafifleteceği ve hatta 2025 yılına kadar toplam 85 milyon işin (müşteri hizmetleri, muhasebe, şoförlük, yazılım mühendisliği, kodlama, vb.) yapay zeka kontrolüne geçebileceği öngörülmektedir. Ancak yine aynı şekilde yapay zeka kullanımı sayesinde 100 milyona yakın yeni iş tanımının (veri detektifi, yapay zeka iş geliştirme müdürü, yapay zeka destekli sağlık hizmeti teknisyeni, vb.) doğabileceği tahmin edilmektedir[6].

Diğer taraftan,  mühendislik çalışmalarının mihenk taşı olan minimum maliyet maksimum verim anlayışı, günümüzde özel sektör gibi kamu sektöründe de benimsenmektedir. Bu anlayışın etkin bir şekilde kullanılmasını mümkün kılan en önemli faktörün, bilişim sistemlerinin ve teknolojinin iş hayatına girmesi olduğu aşikardır.

İş dünyasının önde gelen isimlerine bakıldığında, bu isimlerin teknoloji devleri şirketlerin sahipleri oldukları örneği, bilişim sistemlerinin ne denli önemli olduğunu ortaya koymaktadır. Bir araştırma firması olan Gartner’in verilerine göre, Dünya genelinde yapay zeka çalışmalarına 2022 yılında 3,9 milyar dolar bütçe ayrılmıştır. Euronews isimli kanal, Şubat 2020 tarihli bir haberinde; Avrupa Komisyonu’nun, yapay zeka ve robotların gelecekte Avrupa Birliği (AB) bünyesinde kullanılmasına ilişkin yeni stratejisini belirlediğini, komisyonun, yapay zeka ve robot teknolojisinin gelişimi için 2030 yılına kadar 200 milyar euro bütçe ayrılmasına karar verdiği öne sürmüştür.

Bilgisayar programlarının, öğrenme, analiz etme, problem çözme, algılama, karar verme gibi insani yetilere sahip olmasını mümkün kılan yapay zekanın günümüzde veri analizi, otomasyon, robotik, oyun, finans gibi endüstrilerde kullanıldığı bilinmektedir. Günümüzde kamu sektöründe de yapay zeka terimi; insan kaynakları, halkla ilişkiler, sağlık hizmetleri, bilgi işlem gibi birimlerin olduğu kurumlarda duyulmaktadır.

Örneğin; Sağlık hizmetlerinde hastalık teşhisi, tedavi planlaması, tıbbi görüntülerin iyileştirilmesi, halkla ilişkilerde yapay zeka destekli chatbotlar ve diğer iletişim araçları ile bilgi alışverişi sağlanması ve halkla etkileşimin arttırılması, insan kaynaklarında işe alım süreçlerinde kullanılan, daha objektif ve veri odaklı kararlar alınmasını sağlayan yapay zeka uygulamaları örnek olarak ele alınabilir.

Tüm bunların ötesinde, yapılan iş farketmeksizin kamu kurumlarında oldukça önem arz eden süreç yönetimi konusunda da yapay zekanın kullanılması yöneticilere ve kurumlara, karar alınması güç konularda, yöneticinin veya personelin yeterli bilgiye haiz olmadığı durumlarda göz ardı edilemeyecek miktarca destek olmaktadır.

3. Belediye süreçleri ve yapay zekanın yansımaları

3.1. Kamu hizmetlerinde bilişim teknolojileri ve olası yapay zeka çözümleri

Bilişim teknolojisi; bilginin üretilmesi, işlenmesi, saklanması, iletilmesinde kullanılan araçlar ve organizasyondaki bu araçların karar verme süreci ve diğer süreçler üzerindeki etkisi olarak tanımlanmaktadır[7]. Bununla birlikte, bilişim teknolojileri, genel olarak donanımları, yazılımları, bilgisayarları, interneti ve telekomünikasyonu ifade etmektedir[8].

Bilgi teknolojileri kullanımının yaygınlaşması, başta hizmet alan ve hizmet sunan arasındaki etkileşimi artırmış, idare ile vatandaş arasındaki iletişim internet, mobil cihazlar ve sosyal medya ile gelişmiştir. Bununla birlikte, idarelerin kamuyu bilgilendirme aracı olarak internet ortamı kullanılmaya başlanmış ve bazı kamu hizmetleri internetten ya da internet üzerinden oluşturulabilecek uygulamalarla sunulmaya başlanmıştır. Türkiye’de bilgi teknolojileri ile ilgili raporlara, projelere ve kanunlara örnekler aşağıda verilmiştir[9]:

❖    Türkiye Ulusal Enformasyon Altyapısı (TUENA)

❖    Kamu-Net Projesi

❖    Ulusal Akademik Ağ ve Bilgi Merkezi (ULAKBİM)

❖    Ulusal Bilgi Sistemi (UBS)

❖    Merkezi Nüfus İşleri Sistemi Projesi (MERNİS)

❖    Kimlik Paylaşım Sistemi (KPS)

❖    Gümrük Sistemleri Otomasyon Projesi (GİMOP)

❖    Vergi Daireleri Otomasyon Projesi (VEDOP)

❖    Ulusal Yargı Ağı Projesi (UYAP)

❖    Emniyet Bilgi Sistemi (POLNET)

❖    Elektronik İmza Kanunu

Diğer taraftan, e-devlet uygulaması ile kamuda dijital dönüşüm başlamıştır. Dijital devlet ise e devletin bir sonraki aşaması olarak görülmekte ve dijital devlete geçişin kamu hizmetinin sunumunda yalnızca internetin değil aynı zamanda yapay zekânın da kullanılmaya başlanmasıyla sağlanacağı düşünülmektedir.

Başlangıçta teknolojik imkânlar yalnızca vatandaşa bilgi aktarımı yapmak için kullanılırken artık kamu hizmeti sunmak için de kullanılır hâle gelmiştir. Adli sicil kaydı, mezuniyet belgesi, nüfus cüzdanı örneği alma, vergi ödeme gibi birçok hizmet, artık internet üzerinden sunulabilir hizmetler hâline gelmiştir. Yapay zekâ ile sunulan hizmetler yalnızca bilgisayarlardan değil, akıllı telefon hatta akıllı saatler üzerinden dahi kullanılabilir.

Yapay zekâ; oy kullanabilmek, şirket kurabilmek, kurumlara dilekçe yazabilmek, başvuruda bulunabilmek, kayıt yapabilmek, kamu kurumundan bilgi alabilmek gibi pek çok işlemi zamana ya da mekâna ilişkin herhangi bir sınırlama olmaksızın kolaylıkla ve masrafsızca hızlı bir biçimde yapılabilmesine imkân vermektedir. Bir süredir tüm dünyayı etkisi altına alan Covid 19 salgını da kamu hizmeti de dâhil pek çok alanda yapay zekânın kullanılmasına duyulan ihtiyacı göstermiştir. Dijital yönetim için atılacak adımların aciliyetini gösteren veriler salgında kendini göstermiştir.

Özellikle yerel yönetimler, kamu hizmetlerinin sunumuna hizmet alanların da katılımını sağlayarak daha demokratik yönetilmiş olacaktır. Aynı zamanda hesap verebilirlik, şeffaf yönetim açısından da pek çok kazanım elde edilebilmesi için yapay zekâ kullanılabilecektir. Kamu hizmetlerinin dijital ortamlarda yapay zekâ kullanılarak sunumu pek çok açıdan olumlu sonuçlar doğurmaktadır.[10]

Örneğin, makine öğrenimi, derin öğrenme, konuşma tanıma, doğal dil işleme, robotik gibi yapay zeka çeşitlerinden biri olan yapay sinir ağları ile belediye taşınmazlarının değerleme işlemlerinin yürütülebilmesi mümkün olacaktır.

Yapay sinir ağları (YSA), insan beyninin biyolojik ağlarından ve sinir sistemini oluşturan nöronlardan esinlenerek tasarlanan ve verilen örneklerden öğrenerek istenilen görevleri ve hesaplamaları gerçekleştiren zeka sistemleri olarak tanımlanabilir.

Amerika, Singapur, Çin, Hindistan gibi teknolojik gelişim olarak dünyada önde gelen ülkelerde söz konusu bu değerleme işi yapay sinir ağları marifeti ile test edilmiştir. Yapılan çalışmalara bakıldığında bu sistemle değerlenen taşınmazların piyasa değerlerine yakın olduğu, güvenilir sonuçlar verdiği, geleneksel yöntemlere nazaran daha iyi performans sergilediği sonuçları görülmüştür.

Ülkemizde ise; Dogan vd. (2022), Ankara’nın Keçiören ilçesinde bulunan farklı mahallelerdeki 149 adet satılık konutun satış değerlerini tahmin etmek için rayiç değerin belirlenmesinde etkili olan 11 adet değişkeni sayısallaştırarak YSA modelleri oluşturmuşlardır. Veriler Türkiye’de gayrimenkul satışlarının yapıldığı bir eticaret sitesinden elde edilmiştir. Elde edilen sonuçlara göre konut rayiç fiyatlarının belirlenmesinde doğruluk oranı %91.59 olarak hesaplanarak YSA’nın başarılı sonuçlar verdiği görülmüştür.[11]

Şayet bu yöntem yerel yönetimlerde uygulanırsa, yapılacak olan değerleme işi neticesinde, ilgili belediyenin, envanterinde bulunan taşınmazların değerlerini kayıt altına alması, bunların ilgili mali birimlerce muhasebeleştirmesi sağlanabilir ve dolayısıyla mevzuatın gerektirdiği bir işlem verimli, diğer yöntemlere göre daha kısa sürede ve daha az maliyetli tamamlanmış olacaktır.

Başka bir faydayı ele alacak olursak; uzay-uydu sistemlerinin gelişmesi ile birlikte kişiler ve kurumlar bu sistemlerin sağladığı avantajlara kolaylıkla erişilebilmektedir. Bu avantajlardan biri olan uydu görüntüleri ile kişinin sahaya çıkmadan bölgeden veri toplaması mümkündür.

Nüfus artışının hızlı olduğu bir bölgede plansız yapılaşma problemi ortaya çıkmaktadır. Yapılaşmanın plansız olması, yasal iznin alınmamış olması gibi durumlar ile birlikte deprem afeti de düşünüldüğünde bu ve benzeri problemlerin büyük önem arz ettiğini ortaya koymaktadır.

Ancak bu alanların belirlenmesi ve tespit edilmesi arazide maliyetli ve zaman alıcı olabilmektedir. Uzaktan algılama sistemleri kullanılarak uydu görüntülerinin yapay zeka çeşitlerinden biri olan derin öğrenme yöntemi ile segmente edilmesi ile kentsel ve kırsal bölgelerde yapı stokunun kontrol altında tutulması mümkündür. Bu çalışmanın belediyelerde uygulanabilir olması, ilgili belediyenin mücavir sınırlarında yapısal değişimlerin kısa sürede kontrol altına alınması, illegal yapılaşmanın önüne geçilmesi olanaklarını sağlayacaktır.

3.2. Belediye iş süreçlerinde yapay zeka kullanımı

3.2.1. Belediyelerde süreç yönetimi ve bilişim teknolojileri

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun yürürlüğe girmesiyle birlikte, iç kontrol, iç denetim, stratejik planlama, performans esaslı bütçeleme gibi kavramlar yanında, süreç yönetimi de kamunun gündemine gelmiştir. Anılan Kanun’a dayanılarak yayımlanan, İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği, Kamu İç Kontrol Rehberi veya Birlikte Çalışabilirlik Rehberi incelendiğinde, süreç yönetiminin unsurlarının ve yöntemlerinin belirlendiği görülmektedir.

Bu kapsamda, yukarıda yer verilen mevzuat düzenlemeleri ve rehberler incelendiğinde; kamuda iş akış şemalarının düzenlenmesi, bu verilerde, imza ve onay süreçlerinin belirlenmesi ve süreç kontrolü gibi uygulamaların yerleşmesi ve işlevsel halde uygulanması gerekmektedir.

Aşağıdaki şekilde örneklenen bir iş akış şemasında, iş/işlemin adı, iş/işlemde rol alan aktörler, iş adımları, idari işlemler, alternatifler ve karar noktaları gibi sürece ilişkin bilgiler yer almaktadır.

İş akış şemasıyla, sürecin analizi yapılabilmekte, performans göstergeleri oluşturulabilmekte ve gelişime açık alanlar tespit edilebilmektedir.

Akış şemaları, sürecin bütününü görmeyi de sağlamakta ve personelin, sadece bir alana odaklanmasının, uzmanlaşmasının veya bilgilenmesinin önüne geçmektedir.

Yukarıda örneklenen iş akış şeması, idari işlemler için de önemli sonuçlar vermektedir. Şöyle ki, belediyelerde süreçler, hukuk normları ile belirlenmektedir. Dolayısıyla, sürecin haritasını ve akışını, mevzuat düzenlemeleri vermektedir. Bu durum, sürecin analiz edilmesinde de karşımıza çıkmaktadır. Gerçekten de iş akış şemaları düzenlenirken, uyulması gereken mevzuat, kullanılması gereken standart form, dikkat edilmesi gereken süre, imza veya onay merci gibi bir çok gereklilikler, süreç yönetimi çalışmaları kapsamında, analiz edilmesi ve standardize edilmesi gerekmektedir. Diğer taraftan, süreç yönetimi, bir faaliyetin, görevin veya hizmetin yürütümü sırasında, rol sahipleri arasındaki etkileşimi, yetki veya görev paylaşımını, işlem sıralamasını da ortaya koymaktadır.

Diğer taraftan, belediyelerdeki süreçler, çoğunlukla bilişim teknolojileri desteği ile gerçekleştirilmekte ve idari işlemler, yazılımlar kullanılarak otomasyon ortamında yerine getirilmektedir. Dolayısıyla, belediyelerin hukuki süreçleri, iş adımları veya idari işlemleri için farklı farklı yazılımlar kullanmaktadır.

Bilişim teknolojilerinin, belediye iş süreçlerinde kullanımının yaygınlaşması, hızlı, doğru ve zamanında karar almaya etkisinin oldukça fazla olmakla birlikte, sürece ilişkin etkin sonuçlar yaratması, bu sistemlerin, hukuk normlarını doğru bilinmesine, yorumlanmasına ve uygulamasına bağlıdır.

Diğer bir ifadeyle, iş akış şemasında, hangi iş adımında hangi işlem yapılacağı, hangi matbu evrakın hazırlanacağı, kim tarafından imzalanacağı gibi belirlemeler doğru yapılmadıkça, sürecin hatasız ve sorunsuz tamamlanması mümkün olamayacaktır.

3.2.2. Bir model önerisi: Yapay zeka destekli resmi yazışma sistemi

Belediyelerce yerine getirilen iş ve işlemler, muhtelif mevzuat kuralı yanında, bakanlık görüşlerinin, yargısal içtihatların veya diğer yardımcı hukuk normlarının da bilinmesine bağlıdır. Örneğin, Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığına bağlı Yerel Yönetim Genel Müdürlüğü, belediyelere yönelik personel, işyeri ve diğer konularda görüş vermekte, Gelir İdaresi Başkanlığı açıklayıcı özelge yayımlamakta, Muhasebat Genel Müdürlüğü ise muhasebe işlemleri için önemli rehber ve kod listeleri oluşturmaktadır. Tüm bunlar, idari işlemleri doğrudan etkilemekte ve şekillendirmektedir.

Aşağıda verilen iş akışı incelendiğinde, şikayet konusunun, belediyenin görev, yetki ve sorumluluk alanında olup olmadığı, sürecin devamını da doğrudan etkilemektedir. Bu adımda, kanun hükmü yanında, bakanlığın bir görüşü de mevzuat bilgisi olarak karşımıza çıkmaktadır. Diğer taraftan, iş adımında, kullanılması gereken bir yazışma örneğinin standardize edilmesi gerekebilmektedir.

Yukarıda yer verilen süreç diyagramında, birbirinden bağımsız ve ayrı alanlarda çalışan yazılımlar da kullanılabilmekteyse de bunlar arasında etkileşim ve birlikte çalışabilirlik zayıf kalabilmektedir.

Tüm bu sorunlar, mevcut sistemlerin entegrasyonu kadar işlevsel veritabanlarından öğrenen yapay zeka sistemlerini de kullanışlı hale getirmesi mümkündür. Diğer bir ifadeyle, iş sürecinin alternatifleri, kullanılabilecek standart formları veya matbu evrakı, uyulması gereken işlem sırası, dikkat edilmesi gereken hususlar gibi birçok bilgi, bir veritabanına dönüştürüldüğünde, yapay zekanın öğrenme, yorumlama ve çözüm üretme kapasitesini besleyecek bir sistemin parçalarına dönüşecektir.

Belediye iş süreçlerinin mevcut durumu, aşağıdaki şekilde görselleştirilmiştir. Bu görselde, iş süreci; faaliyet, hizmet veya görev olarak yöneticinin önüne gelmekte, yönetici ise, başta mevzuat ve içtihat perspektifinde konuyu değerlendirerek sürece başlamaktadır. Bu süreçte, bilişim teknolojileri her ne kadar sayısal veya yazılımsal olarak avantaj sağlasa da, gerek karar destek süreci, gerek birlikte çalışabilirlik açısından, yöneticiye analiz edilmiş bilgi verecek yapay zeka uygulamaları üzerinde yeterince çalışılmamıştır.

Önerdiğimiz yapay zeka modelinde; özellikle iş süreçlerinin mevzuata uygun başlatılmasını, yürütülmesini ve sonuçlandırılmasını sağlayacak bir veritabanı ile uyulması gereken yasal düzenlemelerden  Sayıştay kararlarına, yargısal içtihatlara, bakanlık görüşlerine  kadar, iş sürecinin asli veya yardımcı unsurlarını tek merkezde toplayan, bu veriler üzerinde uzmanlaşarak veya bu verileri işleyerek, personele/yöneticiye yazışma örneklerini sunulması, kamu personelinin mevzuata aykırılık riskleri konusunda uyarılması ve olası  risklerin önüne geçilebilmesi  mümkün olabilecektir.

Örneğin, bir vatandaş belediyeye şartsız bağış yapmak istediğinde, 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 38.maddesine göre belediye başkanından onay alınması gerekmektedir. Ancak, anılan Kanun veya diğer mevzuat düzenlemelerinde, onay yazısına ilişkin bir örnek bulunmamakta ya da bu süreçle ilgili yargısal içtihat, Sayıştay kararı veya bakanlık görüşü gibi hukuki gelişmeler, kamu görevlilerinin bireysel çabasına bırakılmaktadır.

Diğer bir örnek ise, kent yönetim bilgi sistemleri veya personelce yapılan saha denetimleri ile belediye taşınmazının işgal edilmesi gibi durumlarda bu konuda işlem tesis edilirken bazı tutanaklar tutulmakta ve sürece ilişkin bir takım standart yazışmalar yapılmaktadır. Sonrasında ise mevzuatına göre idari yaptırımlar ve hukuki süreçler yerine getirilmektedir. Ancak, yapay zeka uygulamaları ile personele/yöneticiye, mevzuatı gereğince nasıl bir işlem/yazışma yapılacağı, tutulacak tutanağa ilişkin işlem özelinde alternatif formlar ve şablon dilekçeler sunulabilecekler. Belediyenin diğer birimleri ile etkileşim kurularak, denetimin genişletilmesi, hukuki süreçle ilgili tereddütler ortaya çıkarsa, yürürlükte hukuk normları, açıklayıcı görüş, karar veya içtihatla yol gösterici bilgilendirmelerin yapılması mümkün olacaktır.

Aşağıdaki görselde, yapay zeka destekli iş sürecine ilişkin öneri somutlaştırılmaya çalışılmıştır. Yapay zeka, yöneticinin kararı öncesinde, veritabanı oluşturarak veya oluşturulmuş veritabanını inceleyerek, yöneticiye yorumlanmış, uygulanabilir ve analiz edilmiş bilgi sunabilecektir.

Sonuç olarak, önerdiğimiz yapay zeka uygulaması ile aşağıdaki çıktı ve sonuçlar sağlanabilir:

❖    Yazışmalarla, hukuki norm ve içtihat eşleştirmesi yapılabilir,

❖    Standart formların veya matbu evrakın, ilgili hukuk normu ile ilişkilendirilmesi sağlanabilir,

❖    Gelişmiş arama seçenekleriyle, mevzuata aykırı işlemler için risk yönetimi güçlendirilebilir,

❖    Farklı kamu internet sayfalarındaki bilgiyi, işlevsel veri tabanına dönüştürülebilir.

❖    Farklı yazılımlardaki veri, karar destek süreçlerini güçlendirmek amacıyla işlevsel hale gelebilir.

❖    Yapay zekanın öğrenme, yorumlama ve çözüm üretme kapasitesi, işlevsel veritabaları aracılığı ile geliştirilebilir.

Dolayısıyla, yapay zeka uygulamaları, idari işlem süreçlerinin, mevzuata uygun, doğru ve hızlı tamamlanması amacıyla, idari işlemlerdeki mevzuata aykırılık minimuma indirilmesini sağlayabilir. Kurum içinde evrak standardizasyonu ile içtihat ve hukuki normlar için işlevsel veri tabanı ve değişen mevzuat ve içtihat konusunda uyarı sistemi kurulmasını ve güncellemelerle, mevzuat alanındaki gelişmelerden bilgilendirme yapılması sağlanabilir.

Günümüzde oldukça fazla sayıda yapay zeka uygulaması geliştirilmiştir. Bu uygulamalar, kullanıcılara yol göstermekte, şablonlar oluşturmakta, öneriler sunmakta veya risklere ilişkin stratejiler belirleyebilmektedir.

Yukarıda açıklandığı üzere, iş süreçlerinin zamanında, tam ve doğru olarak tamamlanması, mevzuat düzenlemelerinin bilinmesine ve doğru uygulanmasına bağlıdır. Yapay zeka da bu alanda yaşanan sorunlara çözüm üretebilir ve işlevsel sonuçlar ortaya koyabilir.

4. Sonuç ve Değerlendirme

Süreç yönetimi gibi çalışmalar idarelere değer katmakta ve bu sistemler, yöneticiler için ölçmeyi, kontrolü ve denetimi kolaylaştırmaktadır. İş akış şemaları, kurumsallaşmış organizasyonlarda yönetim bilgi sisteminin önemli bir parçasıdır. Bilgi, bu çalışmalarla sayısallaştırılmakta, ölçme ve değerlendirme ile analiz için haritalandırılmaktadır.

Böylelikle her defasında araştırma, öğrenme ve uygulama döngüsünden kurtararak yapılan iş/işlemlerin etkin ve verimli bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamaktadır.  Süreç yönetimi ile iş akış şeması haritalandırılmakta, neyin, nasıl ve kimlerle yapılacağı önceden belirlenmektedir. Böylelikle, idarelerin izleyeceği/yapacağı işlemler planlanmış, herkesin anlayabileceği bir ortama aktarılmış ve uygulama kolaylaşmış olacaktır.

Tüm bunların daha sistematik, verimli ve daha az zaman içerisinde gerçekleşmesini sağlayacak olan ise yapay zekadır. Ancak yapay zekanın sistemlerde ve kurumlarda gelişimi ve kullanımı kontrol altında olmalıdır. Eğer kontrol edilmez ise yönetilmesi ve çözülmesi güç problemlerin doğmasına neden olabilir. Bu kontrolü de elde tutmak için aşağıda unsurlar önem arz etmektedir[12].

❖    Kamu ya da özel tüm kurumlar kendilerini rutin düşünce ve davranışların dışında tutmalı ve yapay zekâ gibi gelişen teknolojilere yatırım yapmalıdırlar.  Sadece yapay zekâ yetmemektedir. Aynı zamanda robotik ve enformasyon teknolojilerine de yatırım yapmak gerekecektir. Bu üç unsuru birbirinden ayırmamak gerekmektedir.

❖    Gereken değişimi yakalayabilmek için yoğun enerji sarf etmek gerektiği kabul edilmelidir. Başarılı olabilmek için bazen başarısız olunmasının normal olduğu gerçeği de unutulmamalıdır. Bu konuda risk almaktan çekinilmemelidir. Hata yapmak teşvik edilmelidir. Her yeni buluş berberinde risk ve hatayı da getirecektir. Sistemler geliştirildikten sonra hatasız çalışmalarını sağlamanın mümkün olabileceği unutulmamalıdır. Alınan risk ile oluşturulan değer, kaybedilenden çok daha fazla olacaktır.

❖    Dijital yetenekleri keşfetmek üzere özel programlar oluşturulmalı ve sosyal medya dâhil dijital dünyada yetenek avcılığından kaçınılmamalıdır.

❖    Artık toplumsal dönüşüm ekonominin temelini oluşturduğuna göre toplumun yakından izlenmesi gerekmektedir.

❖    Kurumlar sadece kendileri değil aynı zamanda eko-sisteminde de değişim ve dönüşümü yaşamaya gayret etmeli ve onların yapay zekâ başta olmak üzere ilgili girişimlerine destek olunmalıdır.

❖    İş süreçlerinin yapay zekâ esaslı olarak yenilenmesinden çekinilmemeli tam aksine bu süreç desteklenmelidir. Bu süreçlerin tasarımında inovasyon ve rekabet, bir yaşam tarzı haline gelmelidir.

❖    Çalışanların değişimi çok iyi anlamaları için sürekli eğitilmeleri gerekmektedir. Yaşam boyu öğrenmeyi sürdürmek kurumların temel görevlerinden birisi olmalı ve kurumsallaştırılmalıdır.

Yapay zeka modelleri, işlevsel ve güncel veri tabanlarına ihtiyaç duymaktadır. Veritabanları, yapay zekanın, öğrenme, yorumlama ve çözüm üretme kapasitesini geliştirmektedir. İş süreçlerinin beklentileri karşılayacak düzeyde modellenmesi ve idari işlemlerde yapay zekadan etkin yararlanılması, veri tabanlarının, hukuk normlarının asli (kanun, yönetmelik, tebliğ vb.) veya yardımcı kaynaklarını (görüş, doktrin, yargı kararı vb.) da kapsamasına bağlıdır. Bu kapsamda yapılan çalışma ile sağlıklı bir veri tabanı ve yapay zekanın bu veri tabanı ile beslenmesi sonucu idari iş ve işlemlerde zamandan tasarrufun sağlanarak etkin verimli ve yasal riskleri en aza indiren bir sistem çalışılabilecek hale gelecektir.

Dolayısıyla, yapay zeka uygulamalarının başarılı olması, belediyelerin kullandığı bilişim teknolojilerinin entegrasyonuna, işlevsel veri tabanlarına ve sürekli öğrenme kaynaklarının disiplinli bir yaklaşımla beslenmesine bağlıdır.

Sonuç olarak, yapay zeka uygulamaları, belediyelerce kullanılmakta olan bilişim sistemlerinin daha etkin kullanılmasını, birbiri ile entegre olmasını, farklı adreslerden yayımlanan hukuk normları ile yardımcı hukuk kaynaklarını veritabanına dönüştüren, bunları yorumlayan ve sürekli öğrenen yapılar ortaya çıkacaktır. Bu gelişmeler, personel ya da yöneticilerin iş yükünü azaltması yanında, karar destek süreçlerini geliştirerek, muhtelif risklerin de kontrol edilmesine yardımcı olacaktır.


[1] Adaş, E. B. & Erbay, B. / Gaziantep University Journal of Social Sciences 2022 21(1) 326-337

[2] Ercan Öztemel, Yapay Zeka ve İnsanlığın Geleceği, Türkiye Bilimler Akademisi, Bilişim Teknolojileri ve İletişim Dergisi, Temmuz 2020

[3] Akkurt, Sinan Sami, Yapay Zekânın Otonom Davranışlarından Kaynaklanan Hukukî Sorumluluk, Uyuşmazlık Mahkemesi Dergisi, Yıl 7, Sayı 13, Haziran 2019, s. 39.

[4] Gökhan ERDOĞAN, Yapay Zekâ Ve Hukukuna Genel Bir Bakış, Adalet Dergisi 2021/1 66. sayı ss.117-192

[5] Gökhan ERDOĞAN, a.g.e.

[6] Av.Ertuğrul Aksoy, İş Hayatında Yapay Zekâ Kullanımında Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar, https://solakpartners.com/is-hayatinda-yapay-zeka-kullaniminda/

[7] Devrim YÜCEL* , Haluk ERKUT, Bilişim teknolojilerinin çalışma yaşam kalitesi üzerine etkisi, itüdergisi/d mühendislik Cilt:2, Sayı:2, 49-59 Nisan 2003

[8] Bilişim Teknolojileri Yeterliliğinin Bilgi Yönetimi üzerindeki Etkisi: Türkiye’de Bir Alan Araştırması, Yrd. Doç. Dr. Fikret SÖZBİLİR Doç. Dr. Salih YEŞİL, Yönetim ve Ekonomi Araştırmaları Dergisi – Cilt:13 Sayı:3 (Eylül 2015)

[9] İsmail SEVİNÇ Bilgi Teknolojileri Kullanımının Kamu Kurumları Üzerindeki Etkileri: Kavramsal Ve Ampirik Bir Çalışma (Konya Örneği), Doktora Tezi.

[10] Ayşe Almıla TANRIVERDİ, Yapay Zekânın Kamu Hizmetinin Sunumuna Etkileri, Adalet Dergisi 2021/1 66. sayı ss.293-314

[11] Altun, Ö. (2022). Yapay Zekâ Yöntemleriyle Hazine Taşınmazlarının Değerlemesi: Yapay Sinir Ağları ile Kamu Konutları Üzerine Bir Uygulama, Türkiye Arazi Yönetimi Dergisi, 4(2), 62-74.

[12] Altun, Ö. (2022). Yapay Zekâ Yöntemleriyle Hazine Taşınmazlarının Değerlemesi: Yapay Sinir Ağları ile Kamu Konutları Üzerine Bir Uygulama, Türkiye Arazi Yönetimi Dergisi, 4(2), 62-74.

Kaynak: Taner Eraslan LinkedI